Règlement intérieur

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association PodShows. Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande.

Statuts et règlement intérieur, dans leur dernière mouture, sont également consultables à tout moment sur le site internet de l’association: http:// podshows.fr

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :

 

  • Adhésion à l’association
  • Institutions de l’association (assemblées générales, commissions, collèges et autres organes)
  • Attributions des organes dirigeants Charte des usagers
  • Règlement financierL’exigence d’un règlement financier s’impose surtout dans les structures plus importantes (par exemple à partir d’un budget annuel de 75 000 € ou en présence de salariés).
  • Dispositions diverses
  • Adhésion à l’association

 

 

 

Article 1 – Admission de membres nouveaux

 

L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d’avoir été agréée par le Bureau.

L’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion, sans avoir l’obligtion de motiver sa décision.

 

Article 2 – Catégorie de membre Composition

 

Parmi ses membres, l’association PodShows. distingue les catégories suivantes

(cf. les statuts) : 1) Conseillers 2) Membres d’honneur 3) Membres bienfaiteurs 4) Membres actifs ou adhérents: 5) Bénéficiaires externes 6) Partenaires.

1) Conseillers: Ils incluent les fondateurs de l’association ainsi que les anciens présidents. Ils sont garant de l’esprit de cette association et peuvent bénéficier des moyens de l’association sans cotisation. Toutefois ils doivent compléter, si nécessaire, les besoins financiers de l’association de manière équitable c’est à dire en fonction de leurs moyens respectifs calculé enfonction de leurs revenus bruts.

2) Membres d’honneur: Exemptés de cotisation, désignés par le CA

3) Membres bienfaiteurs: Membres ayant participé financièrement sans aucune contre-partie ou au-delà de la cotisation annuelle demandée.

4) Membres actifs ou adhérents: membres payant une cotisation, participant à la vie de l’association et bénéficiant de ses moyens

5) Bénéficiaires externes: Individus ou association exceptionnellement autorisés à bénéficier des moyens de l’association sans contre-partie par décision du CA et/ou des conseillers. Ils ont exemptés de cotisation

6) Partenaires: Individus ou association autorisés à bénéficier des moyens de l’association contre un échange de bien et/ou de service. Ils sont également exemptés de cotisation.

 

Article 3 – Cotisation et tarifs Adhésion à l’association

 

Les membres d’honneur et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement).

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le Bureau.

Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l’ordre de l’association et effectué au plus tard le septième jour suivant l’inscription (ou la réinscription)

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Prix des services rendus par l’association à ses usagers

Il est fixé chaque année par le Bureau. Le Bureau peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent l’exige.

 

Article 4 – Conséquences de l’adhésion : droits des adhérents

 

Les adhérents bénéficient d’un accès personnel limité aux ressources, nécessaire à l’exécution des projets de l’association ou de leur(s) propre(s) projet(s).

 

Article 5 – Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association (ou préciser la possibilité de transmission à des tiers) ; il présente un caractère obligatoire (ou facultatif). L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

Les informations recueillies sont nécessaires pour à l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.

 

Article 6 – Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents

 

L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.

Les adhérents s’engagent à respecter la netiquette et les lois en vigueur en France.

 

Article 7 – Utilisation des technologies:

 

1- L’utilisation des connaissances apprises au sein de l’association concernant la création, l’édition et la mise en ligne de sites web et de podcasts est libre en dehors de l’association.

2- Les technologies et techniques de transmission temps réel utilisées au sein de l’association ne peuvent être utilisées sans autorisation dans un cadre professionnel que si le membre en avait connaissance au préalable, de part son emploi ou sa formation et peut en apporter la preuve irréfutable.

3- Les technologies et techniques de transmission programmées informatiquement utilisées au sein de l’association ne peuvent être utilisées sans autorisation dans un cadre professionnel que si le membre en avait connaissance au préalable, de part son emploi ou sa formation et peut en apporter la preuve irréfutable.

4 – Les technologies et techniques de câblage/mixage audio physique en vue d’une diffusion quelconque utilisées au sein de l’association ne peuvent être utilisées sans autorisation dans un cadre professionnel que si le membre en avait connaissance au préalable, de part son emploi ou sa formation et peut en apporter la preuve irréfutable.

5 – Les technologies et techniques de mixage virtuel en vue d’une diffusion quelconque utilisées au sein de l’association ne peuvent être utilisées sans autorisation dans un cadre professionnel que si le membre en avait connaissance au préalable, de part son emploi ou sa formation et peut en apporter la preuve irréfutable.

6 – Les médias et technologies réalisés au sein de l’association restent la propriété intellectuelle de leur(s) auteur(s). L’exploitation initialement consentie à l’association ne peut être révoquée sans vote favorable en assemblée générale.

Article 8 – Démission –

 

Le membre démissionnaire devra adresser par courrier électronique sa démission au Bureau de l’association.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

 

Institutions de l’association (assemblées générales, organes de décision et de contrôle, commissions, collèges et comités consultatifs)

Quel que soit le mode d’organisation de l’association, on commencera ce chapitre en affirmant la prééminence de l’assemblée générale.

 

Article 9 – Assemblée générale ordinaire

 

Convocation

Conformément à l’article 11 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an, au mois d’août, sur convocation du bureau. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l’AG sont autorisés à participer/voter à l’assemblée.

Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : mail et affichage sur le site internet.

Ordre du jour

Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l’exception de sujets graves intervenants entre la date de la convocation et la tenue de l’AG.

Quorum et vote

Le quorum est fixé à 60 % des adhérents.

Le vote des résolutions s’effectue par sondage informatisé nominal. Le dépouillement sera effectué par le secrétaire et/ou le vice secrétaire, qui seront garants du secret du vote de chacun.

Déroulement de l’assemblée:

1. Introduction par le Président, 2. Exposition des ordres du jour par les parties demandeuses, 3. Débats 4. Vote 5. Dépouillement et annonce des décisions prises, 6. Clôture par le Président.

Décisions

L’assemblée générale élit les administrateurs membres du CA, ou tout autre organe exerçant les fonctions dirigeantes. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes/le budget de l’association. Elle seule peut décider d’octroyer une rémunération aux dirigeants de l’association et d’en fixer le montant.

Fonctionnement hiérarchique

L’assemblée dispose d’un pouvoir de demande de révocation des dirigeants auprès des Conseillers.

 

Article 10 – Assemblée générale extraordinaire (AGE).

 

Elle se déroule en tout point de la même façon qu’une AG, à la différence près de la date.

 

Article 11 – L’éthique

 

Conformément aux statuts, le Président est garant de l’éthique de l’association.

 

Article 12 –Organes dirigeants et attributions Le Président:

 

Le Président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

Attributions des organes dirigeants (fonctions-clés et tâches fondamentales)

 

 

  • organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association, sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies). sélectionner les chantiers,
  • en assurer le pilotage, organiser l’engagement des bénévoles.

 

Le Président représente l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

Le Président négocie et conclue tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agit au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.

Le trésorier (et vice trésorier):

le trésorier veille au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

 

 

  • Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ; La préparation et le suivi du budget ;
  • Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
  • La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
  • Les demandes de subventions ;
  • L’établissement de la comptabilité.

 

Dans un souci d’intérêt général : l’association se veut accessible au plus grand nombre, notamment les étudiants et les chômeurs. À cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée. Pour les usagers/adhérents impécunieux dont la situation l’exige, l’organe dirigeant peut décider d’accorder des réductions sur le prix des services.

 

Article 13 – fonction administrative

Le président veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

 

  • La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus) ; La bonne circulation des informations à destination des adhérents ; L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
  • Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires, changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) ; Les publications au journal officiel
  • La tenue du registre spécial Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
  • Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.

 

Article 14 – Fonctionnement des organes dirigeants

 

Pour la prise de décision au sein de l’organe dirigeant, le mode est hiérarchique.

Article 15 – Le bureau

Composition: Il est composé de six Membres dont : un président,

un vice-président , un trésorier, un vice trésorier, un secrétaire et un vice secrétaire.

Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d’administration à la majorité.

Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.

Fonctions

Les membres du bureau prennent en charge les trois fonctions opérationnelles de l’association. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.

L’association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts. L’assemblée générale peut décider d’octroyer une rémunération aux membres du bureau, si elle l’estime nécessaire.

Les membres du bureau disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association. Les membres du bureau veillent au bien-être des bénévoles, à la satisfaction des usagers, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.

Article 16 – Décisions

Les modalités de fonctionnement du Bureau sont les suivantes : voix prépondérante du président.

Déroulement des activités

Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur des sections. Ce règlement est obligatoire ; il s’impose aux usagers de l’association, à ses bénévoles, salariés et dirigeants. Il est pris et modifié dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’association.

Création de nouvelles sections

Lorsqu’une activité regroupe plus de 10 participants, le conseil d’administration peut décider de la création d’une section. La création d’une section doit être ratifiée par l’assemblée générale des adhérents. Chaque section peut se doter d’un règlement intérieur organisant la pratique de ses activités.

Article 17 – Locaux

Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.

Article 18 – Pratique des activités

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de l’association. Ils ont seuls autorité pour organiser et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les horaires/tenues vestimentaires/équipement de sécurité/dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association/ne produisant pas les certificats médicaux d’aptitude à la pratique des activités.

Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.

Article 19 – Engagement des usagers

Les usagers sont tenus de fournir les certificats médicaux prévus par la loi et respecter les dispositions de sécurité du présent règlement en toutes circonstances.

Organisation des activités

Charte des usagers

(droits et obligations)

Se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles ou salariés.

À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée/ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l’association. Éventuellement Par ailleurs, l’association se réserve le droit d’engager les sanctions prévues à l’article.

Article 20 – Sanctions disciplinaires

Avertissement

Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un adhérent qui ne respecte les règles établies, dont l’attitude porte préjudice à l’association, commet des fautes intentionnelles, refuse le paiement de la cotisation annuelle ou tout autre comportement jugé néfaste pour l’association par le Bureau

Celui-ci doit être prononcé par le bureau, à une majorité, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l’association de son choix.

Si l’avertissement est prononcé, une procédure d’appel est autorisée auprès du Conseil Suprême par lettre recommandée et ce dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

Exclusion

Elle aura lieur automatiquement en remplacement d’un troisième avertissement. La personne contre laquelle une procédure d’exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l’association de son choix. Si l’exclusion est prononcée, une procédure d’appel est autorisée auprès du Conseil Suprême par lettre recommandée et ce dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’exclusion.

 

Article 21 – modalités d’engagement des dépenses

Les membres du bureau (ou l’organe dirigeant) peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 100 €), un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et/ ou par le Trésorier (par les deux pour les sommes supérieures à 1000 €).

Article 22 – Instruments de paiement

les virements bancaires par Internet. à la confidentialité de ce code, comme celui de la carte de crédit bancaire ou chèque.

Article 23 – délégations de signature

Le vice président et le vice trésorier peuvent signer en lieu et place respectivement du président et du trésorier.

Article 24 – modalités de remboursements des frais

Les frais justifiés par l’activité réelle du bénévole, dûment missionné par l’association peuvent être remboursés sur présentation des pièces justificatives avec accord préalable du Bureau

Réglementation financière

Les indemnisations des frais d’hébergement et de nourriture ne peuvent excéder les montants fixés par l’Urssaf pour des salariés. Pour les frais de déplacement automobile, les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l’administration fiscale (tarif forfaitaire).

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l’association par le bénévole ne subissent pas d’autres limitations que celles qui s’imposent à l’association si elle les avait payés directement. Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.

Article 25 – Comptabilité des chantiers

Toutes les actions conduites par l’association sont organisées sous forme de chantier. Il est tenu pour chaque chantier/spectacle une comptabilité normalisée. À l’issue du chantier, la comptabilité est communiquée sans délai aux différents bailleurs de fonds de l’action.

Les méthodes du système d’organisation comptable et de ses traitements. (classement des pièces, répertoires et livres, plan des comptes). On veillera également à la sécurité des données informatiques en organisant des sauvegardes informatiques conservées dans un lieu distinct du lieu de saisie des données. Le RI pourra décrire les procédures comptables et informatiques dans leur généralité.

Dispositions diverses

Article 26 – Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association PodShows est établi par le conseil d’administration, conformément à l’article 13 des statuts. Il peut être modifié selon la procédure suivante : Accord de la majorité des membres pour une refonte du RI lors d’une AG ou d’une AGE